Kastid dokumentide ja paberite hoidmiseks

2024 Autor: Sierra Becker | [email protected]. Viimati modifitseeritud: 2024-02-26 04:49

Optimaalsete ja kiirete töötulemuste saavutamiseks on oluline dokumentide järjekord. See võimaldab teil kiiresti leida vajalikud paberid, samuti kaitsta neid välistegurite mõju eest. Dokumentide süstematiseerituse ja turvalisuse tagamiseks peate teadma, kuidas neid õigesti arhiveerida ja milliseid vahendeid selleks vaja on.

Dokumendi arhiveerimine

Iga inimese eluvaldkonnaga sünnist kuni viimase päevani käib kaasas paberimajandus. Need võivad olla erineva tähtsuse, väärtuse, säilitusajaga. Kuid tõsiasi, et enamikku neist tuleb teatud aja jooksul õiges seisukorras hoida, on tõsiasi. Paberite pikaajalise säästmise tagamiseks kasutage dokumentide hoidmiseks kaste. Tänapäeval saab neid vab alt osta või käsitsi valmistada.

Paberi säilitamise asjakohasus

Alati on vaja salvestada originaalid ja koopiad.

• Väike, keskmine jasuurettevõtetes, valitsusasutustes on arhiveerimine seaduslik nõue.
• Büroos, eriti personali-, raamatupidamis-, kaubandusettevõtetes, võimaldab see optimeerida tööprotsessi, koormata tööpiirkonda ja tagada funktsioonide järjepidevuse nii uutele kui ka olemasolevatele töötajatele.
• Kodus tagab see korra ja võimaluse leida vajalikud paberid õigel ajal, ka hädaolukordades.

Arhiveerimistarvikud

Paberi säästmiseks kasutatakse kõige sagedamini dokumentide hoiukarpe. Täna on nende jaoks mõeldud toorikud tasuta müügil. Reeglina on need ette nähtud A4 paberite jaoks. Kuid on ka teisi suurusi. Mõned tootjad pakuvad tarbijatele spetsiaalseid paberkarpe, milles saab hoida mitu kasti pabereid. Neid müüakse kokkupanemata ja lihtsa juhise abil on ostjal lihtne neid kokku panna. Selliste kastide kasutamine võimaldab vabaneda mittevajalikest äripaberitest ja vajadusel kiiresti leida õige dokumendi. Õigesti valitud karbi formaat võimaldab optimaalselt lahendada ruumiprobleemi ja säästa väärtuslikke materjale pikka aega. Ja originaalide ja koopiate selge struktureerimine suurendab mõnikord töötajate ülesannete täitmist.

Paberitöö kokkuhoid kontoris

Pappkastid on parim valik paberite kaitsmiseks töökohal valitsevate elementide eest.dokumentide hoidmine. Nende kasutamiseks on vaja materjalid jagada teemade kaupa rühmadesse ja koguda need kas hulgi või eraldi failidesse või kaustadesse, kaustadesse või muud tüüpi. Ja seejärel korjake kastid vastav alt vajalikele mõõtudele. Need on odavad, nii et saate osta vajaliku koguse. Bokse iseloomustab ruumikus, vastupidavus ja keskkonnasõbralikkus. Käepesad hõlbustavad ülesvõtmist ja kaasaskandmist, samas kui kaas (hingedega või eemaldatav) hoiab tolmu eemal. Väljaspool kartongi saab allkirjastada dokumentide tüübid. Reeglina müüakse kontorihoidlaid kokkupanemata koos trükitud graafiliste juhistega, nii et neid saab hõlpsasti kokku- ja lahti võtta ning vajadusel eraldatud kohta peita.

Dokumentide kohaletoimetamine pikaajaliseks säästmiseks

Ükski riigiasutus või eraettevõte, mis tegeleb tõsiseltvõetava äritegevusega, ei saa hakkama ilma dokumente arhiveerimata. Haldus-, maksu-, personali-, raamatupidamis- ja muu dokumentatsiooni säilitamise tähtaeg on erinev, mida reguleerib nimekiri nr 578. Tegemist on kohustusliku protseduuriga, mis näeb sageli ette üsna pika säästuperioodi (kuni 75 aastat). Sel juhul kõik paberid sorteeritakse, pannakse kastidesse ja antakse üle selleks ettenähtud ruumidesse. Kastidele kehtivad sel juhul erinõuded: need peavad olema valmistatud vastupidavast papist (ideaaljuhul, kui vastavad GOST-i nõudele, siis on neil kasarnane kindlaksmääratud garantiiajaga). Sel juhul on parem kasutada dokumentide ja pappkastide hoidmiseks arhiivikarpe. Viimased on mahutiteks mitmele paberimahutile. Neil on stringid, kuna need on mõeldud pikaajaliseks säilitamiseks.

Mugavuse huvides saate korjata ka kaste nii vertikaalseks kui ka horisontaalseks materjalide ladustamiseks. Arvestada tuleb ka sellega, et on eraettevõtteid, kes on valmis valmistama paberitele mahuteid vastav alt tellija antud mõõtudele.

Koduarhiiv

Iga täiskasvanu peaks muretsema oluliste paberite koduseinte vahel hoidmise pärast. Väga sageli tuleb ju esitada dokumente, mis kinnitavad oma isikut, haridust, vara omandiõigust jne. Tarbetute rahaliste kulutuste vältimiseks ja oma õiguste teostamiseks tuleb alles hoida kodumasinate garantiikaarte, selle juhendeid. operatsioon, ostutšekid. Dokumente võib hädaolukorras kiiresti vaja minna: ootamatu lahkumise, tulekahju, looduskatastroofi, elanikkonna evakueerimise korral…

Väärtpaberite originaalid ja koopiad peavad olema ühes kohas, võõraste pilkude eest varjatud, sorteeritud ja väliste tegurite eest kaitstud. Hea on, kui selleks on ette valmistatud kast kodus dokumentide hoidmiseks. Seda saab osta, teha, ostes poest väikese hinna eest papptooriku või kohandada mis tahes mittevajalikku kasti. Kui pole arhiveeritudoriginaalid, tagatakse nende piinarikas otsimine ning kaotuse korral taastamine nõuab palju aega, rahalisi vahendeid ja mis kõige tähtsam – närve.

Koduväärtuste korraldamine

Paberite ja dokumentide hoidmiseks mõeldud kastide ostmiseks või ise valmistamiseks peate kõik materjalid lahti võtma ja sorteerima rühmadesse, näiteks:

• isiklikud dokumendid;
• paberid, mis näitavad omandiõigust;
• laenulepingud, maksed tehingutelt;
• paberid pereliikmete tervislikust seisundist, läbitud uuringutest, arstide arvamustest;
• kaupade eest tasumist kinnitavad materjalid, garantiikaardid jms.

Väärtpaberite kehtivusaega on vaja arvestada, sest mõned neist ei pruugi analüüsi hetkel asjakohased olla.

Nõuanded materjalide levitamiseks

Originaalide ja koopiate suurus võib erineda, seega saab ka failikastid sobitada. Sel juhul saab originaale sorteerida:

• olulisuse järjekorras;
• suuruse järgi;
• vastav alt asjakohasuse perioodile;
• tüübi järgi (töö, kodu…);
• üritustel.

Selline süstematiseerimine säästab aega õigete paberite otsimisel ning kaitseb neid laste, võõraste ja välistegurite eest.

DIY hoiukastid

Peamine erinevus pere- ja kontorimaterjalide vahel on nende suurus: töölsee on tavaliselt A4, samas kui kodus on paber väga erinev. Seetõttu saate oma kätega teha kastid dokumentide hoidmiseks. Valikuid on mitu:

1. Tooriku saate osta igast supermarketi majapidamisosakonnast ja selle juhiseid järgides kokku panna.
2. Kui vajate väikese suurusega karpi, siis peate joonised võtma, alla laadima, papi peale kandma ja liimima. Kui määratud mõõtmed kasutajale ei sobi, saate joonise paberile üle kanda, vähendades samal ajal tooriku mõõtmeid mitu korda.
3. Lihtsaim võimalus on võtta ükskõik milline karp, mida te ei vaja, ja panna see originaalide jaoks hoiule.
4. Valmista oma joonise järgi. Nii et näiteks isiklike dokumentide (passid, sünnitunnistused, õigused, haridust tõendavad dokumendid) jaoks kasti tegemiseks peate võtma 2 lehte tugevat paberit (pappi), millest igaühest välja lõikama vajaliku suurusega ruut, lisage ühele veel 1,5 cm (kaane jaoks). Seejärel voldi iga leht pooleks ja mööda erinevaid diagonaale. Kokku peaks olema 3 rida. Järgmisena tuleks nurgad painutada keskele ja seejärel mõlemad küljed kokku voltida nii, et selle serv läbiks lehe keskosa. Viimane samm on paberikarbi kokkupanek piki olemasolevaid jooni ja küljed liimida.

Samal ajal saab iga sellist karpi kaunistada nii, et see sobiks interjööri värviga, kasutades värvilist paberit, liimi, kääre. Täidetud võlvid tuleb hoida otsese päikesevalguse, niiskuse ja laste eest.

Dokumendid on inimelu kaaslased. Nende turvalisust saate tagada arhiivis dokumentide hoidmiseks mõeldud kastide abil ja kui rahaline olukord seda ei võimalda, saate need ise improviseeritud materjalidest konstrueerida. Ja siis tagatakse rahulik õhkkond tööl ja kodus.